Bei Arbeitsmitteln handelt es sich laut DGUV in der Organisationslehre um Aufgabenträger zur Erfüllung einer oder mehrerer Arbeitsaufgaben innerhalb eines Produktionsprozesses. Die Arbeitsaufgaben werden dabei mithilfe von zur Verfügung stehender ortsveränderlicher Geräte erledigt. Die Aufgabenträger in einem Unternehmen können Arbeiter oder Maschinen sein.
Um im Produktionsprozess Arbeitsobjekte in Endprodukte oder Dienstleistungen zu transformieren, benötigt ein Arbeiter im Normalfall Arbeitsmittel. Bei dem Umwandlungsprozess handelt es sich um eine Arbeitsleistung. Maschinen benötigen häufig ebenfalls Arbeitsmittel, um Arbeitsprozesse durchzuführen.
Arbeitsaufgaben beinhalten gemäß DGUV V3 (ehemals auch als BGV A3 bekannt)immer Richtlinien dazu, wie der zu bearbeitende Gegenstand verändert werden soll. Auch hinsichtlich der zu verwendenden Arbeitsmittel, der Arbeitszeit, der Gestaltung des Arbeitsplatzes und der primären Arbeitsaufgaben gibt es in der Regel strenge Vorgaben.
Gemäß DIN EN ISO 6385:2004-05 sind ortsveränderliche Geräte als Werkzeuge, einschließlich Hardware und Software, Maschinen, Möbel, Fahrzeuge, Einrichtungen, Geräte und andere Komponenten des im Arbeitssystem verwendete Instrumente definiert. Gemäß § 855 BGB ist der Arbeitnehmer bei der Ausführung seiner Arbeitsleistung mithilfe von Arbeitsmitteln nicht der Besitzer dieser, sondern der Besitzdiener. Zudem gilt für jeden Betrieb die UVV.
Arten von Arbeitsmitteln (ortsveränderliche Geräte) laut DGUV
Zu den Arten von Arbeitsmitteln gehören laut DGUV Vorschrift 3 die Ausstattung und die Gestaltung des Unternehmens (zum Beispiel Büromöbel, Büromaterial, Büromaschinen, technische Geräte, Werkzeuge, Maschinen und Telekommunikationsanlagen). Ortsveränderliche Geräte, welche einem regelmäßigen E-Check unterzogen werden müssen, weisen immer unterschiedliche Funktionseinheiten auf, welche zueinander in einer Wechselwirkung stehen. In der Automobilbranche beispielsweise sind Schweißmaschinen ein Arbeitsmittel für die Arbeiter. Schweißroboter, die ihre jeweiligen Produktionsschritte selbstständig ausführen, zählen laut DGUV nicht zu den Arbeitsmitteln. In der Verwaltung eines Unternehmens benötigen die angestellten Mitarbeiter für die Ausführung ihrer Bürotätigkeit als ortsveränderliche Geräte unter anderem Schreibtische, Büromaterial, Drucker, Kopierer und Computer.
Bei
- Computer, Laptops, Tablets, etc.,
- Smartphones,
- Diktiergeräten,
- Werkzeugen, etc.,
handelt es sich nach DGUV Richtlinien typischerweise um ortsveränderliche Geräte.
Gemäß § 305a StGB ist seit Anfang 1987 die mutwillige Zerstörung von Arbeitsmitteln eine Straftat. Zu den besonders schützenswerten Arbeitsmitteln gehören technische Arbeitsmittel der Polizei, des Katastrophenschutzes, der Feuerwehr, des Rettungsdienstes und der Feuerwehr.
Ist es erlaubt, Arbeitsmittel privat zu nutzen?
Theoretisch können Mitarbeiter einige ortsveränderliche Geräte wie zum Beispiel Telefone, Computer, Drucker, Faxgeräte und den Internetzugang, auch privat nutzen. Doch auch hier gilt, dass jedes Gerät einer Prüfung nach DGUV V3 unterzogen werden muss. Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob dies erlaubt ist. Zu dieser Thematik kann es ganz unterschiedliche Regelungen geben. Ist laut Arbeitsvertrag oder laut einer mündlichen Absprache die Nutzung des Telefons nur für dienstliche Gespräche gestattet, ist eine private Nutzung verboten. Sollte der Arbeitnehmer das Telefon während seiner Arbeitszeit für private Gespräche nutzen, erbringt dieser nicht seine arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung. Somit kommt es zu einer Verletzung der Dienstpflicht. Die Verletzung der Dienstpflicht kann im schlimmsten Fall, speziell bei einem erneuten Verstoß, mit einer fristlosen Kündigung geahndet werden. Wenn ein Mitarbeiter das Internet während der Arbeitszeit für private Zwecke nutzt, verletzt dieser seine Hauptleistungspflicht zur Arbeit. Dies vor allem dann, wenn die Internetnutzung so intensiv erfolgt, dass davon ausgegangen werden kann, dass der Arbeitnehmer seine beruflichen Pflichten während der Arbeitszeit nicht mehr erfüllt.
Ein Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer die private Nutzung von Arbeitsmitteln auf unterschiedliche Art gestatten:
- individuell durch den Arbeitsvertrag oder kollektiv durch eine Betriebsvereinbarung
- konkludent durch schlüssiges Verhalten (wenn beispielsweise die Nutzung des Diensttelefons auch für private Zwecke erlaubt ist, es aber bezüglich einer privaten Nutzung des Internets keine Vorgaben gibt)
- durch betriebliche Übung (wenn der Arbeitgeber davon weiß, dass dienstliche Arbeitsmittel seitens des Arbeitnehmers auch für private Zwecke genutzt werden, er nichts dagegen sagt und deshalb davon ausgegangen werden kann, dass er die private Nutzung auch in Zukunft dulden wird)
Eine zentrale Rolle bei der Gestattung der Nutzungsrechte von Arbeitsmitteln (ortsveränderliche Geräte) im privaten Rahmen spielt laut DGUV meistens der zeitliche Umfang sowie die Art der genutzten Inhalte (Internet). So kann der Vorgesetzte beispielsweise die private Nutzung von Arbeitsmitteln auf eine bestimmte Stundenanzahl je Monat begrenzen oder dem Arbeitnehmer vorschreiben, dass dieser die Arbeitsmittel privat nur in seinen Pausen nutzen darf. Diese Regelung kann selbst für nicht aufschiebbare private Belange gelten. In Bezug auf die genutzten Inhalte ist davon auszugehen, dass der Vorgesetzte das Aufrufen von illegalen Websites sowie den Download von Programmen auf den PC nicht duldet.
Sollten für den Arbeitnehmer keine Regelungen zur privaten Nutzung von Arbeitsmitteln erkennbar sein oder sollte er sich Verboten hinwegsetzen, handelt es sich um ein vertragswidriges Verhalten seitens des Arbeitnehmers. Dieses kann disziplinarrechtliche Konsequenzen (zum Beispiel Verweise, Abmahnungen, Geldbußen oder die Kündigung) zur Folge haben.
Die Berücksichtigung der Kosten für ortsveränderliche Geräte – Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel
Zusätzlich zu den Anschaffungskosten können für Arbeitsmittel auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten anfallen. Auch für die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel fallen regelmäßig Kosten an. Diese Ausgaben für ortsveränderliche Geräte können sich steuermindernd auswirken.
Die meisten Finanzämter erkennen ohne Belege einen pauschalen Betrag als Werbungskosten für die Anschaffung, für Reparaturen, für Reinigungen und für Wartungen zur Höhe von 110 Euro an. Sollten Unternehmer keine höheren Aufwendungen nachweisen können, sollte der Pauschalbetrag immer geltend gemacht werden. Ein Rechtsanspruch auf den Betrag besteht jedoch nicht.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Wenn ein neues Notebook für die Firma nicht mehr als 952 Euro brutto (800 Euro netto plus 19 % Umsatzsteuer) gekostet hat, können die Anschaffungskosten sofort und zur vollen Höhe steuerlich abgesetzt werden. In einem solchen Fall ist es nicht nötig, eine jährliche Abschreibung an dem Gerät vorzunehmen. Wirtschaftsgüter mit geringem Wert dürfen direkt abgeschrieben werden. Für Käufe bis Ende 2017 lagen die Grenzwerte noch deutlich niedriger, nämlich bei 487,90 Euro brutto / 410 Euro netto.
Die Abschreibung von teuren Arbeitsmitteln
Sollten mit dem Kauf neuer Arbeitsmitteln hohe Anschaffungskosten verbunden sein, müssen Unternehmer die Kosten auf die gewöhnliche Dauer der Nutzung verteilen. Bei Hardware gelten zum Beispiel drei Jahre, bei Möbeln 13 Jahre. Bei der Festlegung dieser Zeitspannen wird von Abschreibungen gesprochen.
Ein hoher Anschaffungspreis für ortsveränderliche Geräte, welche einer VDE Geräteprüfung unterzogen werden müssen, ist übrigens in der Regel kein Problem: Selbst, wenn das angeschaffte Arbeitsmittel besonders teuer war, beziehen sich die Kosten stets auf die berufliche Position und die Höhe des Gehalts. Ein Werbungskostenabzug ist deshalb möglich. Ähnlich sieht es bei den Kosten für eine Prüfung elektrischer Betriebsmittel aus.
Die gemischte Nutzung von Arbeitsmitteln
In der Praxis komme es häufig vor, dass ortsveränderliche Geräte sowohl beruflich als auch privat genutzt werden. Dies war früher etwas kompliziert, da das Finanzamt lange Zeit verlangte, dass Arbeitsmittel rein beruflich genutzt werden, damit die Kosten für diese steuerlich abgesetzt werden können. Heute reicht es für eine volle steuerliche Absetzung aus, wenn ein Arbeitsmittel mindestens zu 10 % beruflich genutzt wird.
Bei einem Privatnutzungsanteil von mehr als 90 % kann der Anteil der beruflichen Nutzung geschätzt und als anteilsmäßige Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Für die Schätzung wird ein Aufteilungsmaßstab benötigt. Mit diesem Maßstab kann die zeitliche und flächenmäßige Nutzung berechnet werden kann.
Ein Fallbeispiel:
Wenn ein Smartphone, das 600 Euro gekostet hat, zu 60 % für berufliche Telefonate und zu 40 % für Privatgespräche genutzt wird, können 60 % der Anschaffungskosten (360 Euro) steuerlich abgesetzt werden.
Durch die Regelungen zur Absetzbarkeit von Ausgaben für Arbeitsmittel können Unternehmer bei vielen Arbeitsmitteln ihre Anschaffungskosten immerhin teilweise in der Steuererklärung geltend machen. Typische Beispiele für gemischte Aufwendungen sind:
- Büromöbel
- Telefonkosten
- Smartphones
- Reisekosten
Beispiel Computer: Berufliche und private Nutzung
Wenn Arbeitnehmer einen Computer kaufen, der sowohl beruflich als auch privat genutzt wird, dann dürfen Werbungskosten für den beruflichen Anteil abgesetzt werden. Eine pragmatische Lösung ist, dass die Nutzung zu je 50 % veranschlagt wird. Finanzämter akzeptieren dies meistens ohne weitere Nachfragen. Soll ein höherer Anteil als 50 % steuerlich abgesetzt werden, müssen die beruflich genutzten Stunden dokumentiert werden.
Scanner, Drucker und Bildschirme sind Peripheriegeräte, die nicht selbstständig genutzt werden können. Die Anschaffungskosten für diese Geräte müssen deshalb mit denen des Computers zusammengerechnet werden. Wird die Höchstgrenze von 952 Euro überschritten, müssen die gesamten Kosten über drei Jahre abgeschrieben werden.
Moderne Multifunktionsgeräte, wie zum Beispiel „All-in-one“-Drucker gelten steuerlich als eigenständiges Wirtschaftsgut. Sollte das Gerät weniger als 952 Euro (800 Euro netto) gekostet haben, kann der Anschaffungspreis in vollem Umfang steuerlich abgesetzt werden.