Die DGUV V3 schreiben vor, dass im Rahmen der Betriebssicherheitsverordnung alle Arbeitgeber dafür zu sorgen haben, dass die Ergebnisse rund um Elektroprüfungen bei Betriebsmitteln in einem ordentlichen Umfang dokumentiert werden müssen. Mit einem Protokoll oder auch dem DGUV V3 Prüfprotokoll kann im Falle eines Schadens nachgewiesen werden, dass das entsprechende Gerät, die Maschine oder die technische Anlage im Rahmen der Vorschriften geprüft und gewartet wurde.
Allerdings reicht es dafür nicht aus, einfach zu einem Blatt Papier zu greifen und das Prüfprotokoll in loser Form zu erstellen. Ein solches Protokoll muss rechtssicher sein. Und damit dies der Fall ist, muss es sich um ein DGUV V3 Prüfprotokoll für Elektroprüfungen handeln. Wichtig ist daher, dass die Angaben auf dem Prüfprotokoll aussagekräftig, vollständig und korrekt sind.
Die Mindestangaben auf einem DGUV V3 Prüfprotokoll
Gemäß der Betriebssicherheitsverordnung muss ein Prüfprotokoll einige Mindestangaben erfüllen. Hinzu kommen zusätzliche Angaben, die je nach Unternehmen und Branche ergänzt werden müssen. Zu den Mindestangaben gehören:
- die Art der Überprüfung
- der Umfang der Überprüfung
- das Ergebnis der Überprüfung
Diese Mindestangaben sind noch recht allgemein gehalten und ermöglichen daher einen relativ großzügigen Auslegungsspielraum. Das ist natürlich nicht gewünscht, so dass diese Angaben unbedingt konkretisiert werden müssen. Das bedeutet, dass auf dem Prüfprotokoll zusätzliche Angaben vermerkt werden müssen, die zu den überwachungsbedürftigen Anlagen gehören, die die Prüfung genauer beschreiben und die sich an den technischen Regeln für die Betriebssicherheit orientieren.
Weiterführende Angaben sind daher:
- das Datum der Überprüfung
- die Grundlagen für die Überprüfung
- das Benennen aller einzelnen Schritte der Überprüfung
- das Prüfergebnis
- die Auswertung aller festgestellten Mängel und eine Einschätzung dazu, ob ein Weiterbetrieb der Anlagen möglich ist
- der Name des Überprüfer
Handelt es sich um so genannte ortsveränderliche elektrische Arbeitsmittel, haben die Berufsgenossenschaften weitere Angaben erarbeitet, die auf dem Prüfprotokoll für die Geräteprüfung vermerkt werden müssen. Hier zeigt sich recht deutlich, dass ein Prüfprotokoll sehr umfangreich sein kann und dass die Angaben darauf sehr speziell werden. Wichtig ist nämlich, dass jedes Prüfprotokoll einem elektrischen Arbeitsmittel zugeordnet werden kann. Nur dann kann auch sichergestellt werden, dass im Falle eines Falles alles ordentlich dokumentiert wurde und im Schadensfall die richtigen Schritte eingeleitet werden.
Zu den speziellen Angaben für ortsveränderliche elektrische Arbeitsmittel gehört:
- die genaue Identifikation des Betriebsmittels durch das Benennen des Typs, Herstellers, der Inventarnummer oder ähnliche Angaben
- der Verwendungsort beziehungsweise der Einsatzort des Betriebsmittels
- das verwendete Prüfgerät
- die veranschlagte Prüffrist
Sollte es zu einem Schadensfall kommen, kann mit dem ordnungsgemäß ausgefüllten Prüfprotokoll für Elektroprüfungen genau nachgewiesen werden, dass nicht leichtfertig agiert wurde und dass sich das Unternehmen an alle Auflagen gehalten hat. Für den Fall der Inanspruchnahme einer Versicherung ist das sehr wichtig.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Das Prüfprotokoll sollte mindestens so lange aufgehoben werden, bis es zu einer neuen Überprüfung des technischen Gerätes kommt. Empfehlenswert ist es aber, das Prüfprotokoll für mindestens zwei Jahre zu verwahren. Genaue Regelungen dazu sind nicht vorgesehen, doch auch hier wieder gilt: Branche, technisches Gerät und Unternehmen entscheiden darüber, wie lange das Protokoll für Elektroprüfungen verwahrt werden muss. Da es sich um eine wichtige Dokumentation handelt, sollte die Aufbewahrungsfrist schon allein im Interesse des Unternehmens nicht zu kurzgehalten werden. Da es heutzutage möglich ist, solche Dinge auch zu digitalisieren, ist die Aufbewahrung auch nicht mit einer großen Lagerhaltung verbunden, so dass es hier Möglichkeiten gibt, das Ganze in einfachster Form abzuspeichern, ohne dass die Wirksamkeit des Prüfprotokolls verloren geht.
Wer stellt das Prüfprotokoll?
Das DGUV Vorschrift 3 Prüfprotokoll wird immer vom Prüfer erstellt. Es ist möglich, dass das Unternehmen vorbereitete Prüfprotokolle zur Verfügung stellt, die vom Prüfer ausgefüllt werden. Wer aber auf Nummer sichergehen möchte und alles richtigmachen will, der sollte einfach das Prüfprotokoll des Prüfers nutzen. Er ist zertifiziert und von den jeweiligen Stellen zugelassen, so dass er stets mit den korrekten Unterlagen ausgestattet ist, die rechtskonform sind und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
Es ist aus diesem Grund nicht sinnvoll, ein eigenes Prüfprotokoll zu erstellen. Fehlen Angaben auf diesem Prüfprotokoll oder sind sie nicht korrekt und ausführlich genug, ist das Prüfprotokoll nicht gültig. Im Schadensfall kann es dann zu einer Ablehnung der Versicherungsleistung kommen. Zudem kann angezweifelt werden, dass tatsächlich ein Prüfer die Überprüfung vorgenommen hat. Besonders bei Elektroprüfungen hat das hohe Nachwirkungen, da nicht nur die Versicherung die Übernahme des Schadensfalls verwehren kann, sondern es kann auch dazu führen, dass die Berufsgenossenschaft rechtlich gegen das Unternehmen vorgeht. Daher immer darauf achten, dass es ein Protokoll ist, dass eine sachgerechte Dokumentation erlaubt, dass eine ordnungsgemäße Prüfung nach DGUV V3 zulässt und dass alle Geräte, die überprüft werden, auch mit einem eigenständigen Protokoll versehen werden. Dieses Protokoll muss eine eindeutige Prüfnummer haben, damit jedes Protokoll dem entsprechenden Gerät zugeordnet werden kann.
Wofür wird ein DGUV V3 Prüfprotokoll benötigt?
Im Zusammenhang mit der Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel ist immer eine Erstellung von einem Protokoll notwendig. Dabei müssen einige Aspekte beachtet werden, die rund um das Schriftstück wichtig sind. Dazu gehört beispielsweise, dass das Schriftstück von einer Fachkraft verfasst wird. Also von einem Experten, Sachverständigen oder Prüfer, der zugelassen ist, der zertifiziert ist und der die Überprüfung der elektrischen Betriebsmittel auch vornehmen darf. Nur so lassen sich grobe Fehler vermeiden und das betreffende Dokument ist auch rechtskonform.
Die hier zu berücksichtigende Norm lautet DIN VDE 0105 100. In dieser Norm sind sämtliche Bestimmungen festgelegt, die für die Überprüfung von elektrischen Betriebsmitteln und der Prüfung elektrischer Anlagen wichtig sind.
Eine Erstellung von einem Protokoll ist erforderlich, um einerseits genau aufzulisten, welche technischen Geräte im Betrieb zur Verfügung stehen und in welchem Zustand sich diese technischen Geräte befinden. Außerdem gibt das Protokoll Auskunft darüber, wann die nächste Kontrolle stattfinden muss. Ferner kann der zukünftige Prüfer anhand des im Vorfeld erstellten Protokolls erkennen, in welchem Zustand sich das elektrische Betriebsmittel bei der letzten Prüfung befunden hat. Er kann somit auch besser einschätzen, ob sich der Zustand des Gerätes deutlich verschlechtert hat und ob eventuell Reparaturen oder ähnliches notwendig werden.
Ferner sind Prüfprotokolle dann immer wichtig, wenn es um einen Versicherungsfall geht. Sie stellen also eine wichtige Grundlage für jedes Unternehmen dar, wenn es um die Sicherheit der Mitarbeiter und die Qualität der Betriebsmittel geht.
Welche Betriebe müssen ein DGUV V3 Prüfprotokoll erstellen lassen?
Alle Betriebe, die eine Prüfung gemäß DGUV Vorschrift 3 durchführen müssen, müssen auch Prüfprotokolle erstellen lassen. Das gilt unter anderem für Unternehmen, die einer Berufsgenossenschaft angeschlossen sind. Im Prinzip ist nahezu jedes Industrieunternehmen bis hin zu Kliniken, Kindergärten, Schulen und anderen öffentlichen Einrichtungen dazu verpflichtet, diese Protokolle zu erstellen.
Firmen, die über hochspezialisierte und komplexe Geräte verfügen, sind ebenso auf die Überprüfung angewiesen wie kleine Unternehmen, die Bürotätigkeiten ausüben und mit Computer und Drucker arbeiten. Es dürfte kaum ein Unternehmen gehen, dass der regelmäßigen Überprüfungen nicht unterliegt. Aus diesem Grund lohnt es, immer zu prüfen, ob technische Betriebsmittel vorhanden sind, die einer Überprüfung unterlegen und wann diese Überprüfung stattfinden muss. Geschieht dies nicht, kann das weitreichende Konsequenzen haben.
Ein rechtssicheres Prüfprotokoll bei ortsfesten Anlagen durch E+Service+Check GmbH
Welche Betriebsmittel müssen im Detail kontrolliert werden?
Im Rahmen der Überprüfung elektrischer Geräte nach DGUV wird zwischen ortsveränderlichen Betriebsmitteln und ortsfesten Betriebsmitteln unterschieden. Kontrolliert werden dabei zuerst einmal alle Betriebsmittel, die über einen elektrischen Antrieb betrieben werden. Die Überprüfung muss in regelmäßigen Abständen stattfinden. Welche Abstände das sind, hängt vom elektrischen Gerät, der Beschaffenheit des Gerätes, dem Unternehmen und der Branche ab.
Bei ortsveränderlichen Geräten wird in den meisten Fällen von einer Prüffrist von sechs Monaten ausgegangen. Liegt eine sehr geringe Fehlerquelle vor, kann die DGUV Vorschrift 3 Prüffrist auch auf ein Jahr verlängert werden. Feste Geräte haben in der Regel immer eine Prüfung ist von zwölf Monaten. Aber auch hier gibt es Geräte, die Ausnahmen bilden und andere Prüffristen haben.
Als ortsveränderliche Betriebsmittel sind zum Beispiel Computer, Drucker, Kaffeemaschinen oder Kopierer einzustufen. Ortsfeste Betriebsmittel hingegen sind Anlagen, die fest mit ihrem Einsatzort verbunden sind oder sich nur sehr schwer bewegen lassen würden. Beispielsweise Verteilerkästen, Kühlschränke oder große technische Anlagen in der Industrie.
Unser Fazit
Ein Prüfprotokoll ist Grundlage für eine ordnungsgemäße Überprüfung der technischen Geräte und Betriebsmittel. Nur ein zugelassenes und genormtes Protokoll, welches von einem zertifizierten Prüfer erstellt wurde, kann im Schadensfall auch als Dokument anerkannt werden. Die Aufbewahrungsfrist von Prüfprotokollen ist nicht festgeschrieben, sollte aber mindestens bis zur nächsten Überprüfung des entsprechenden Gerätes sein.